Lo más importante para lograr la eficacia y eficiencia es la visión de sistema.

Eficacia operacional

A lo largo de estas semanas hemos revisado diversos conceptos de Gestión de Operaciones y, particularmente, la importancia de la visión de sistema, reconociendo sus diversas complejidades.
En esta última clase daremos primero una breve revisión de los contenidos del curso para después dar algunas indicaciones sobre cómo llevar adelante procesos de mejora.
Comenzamos el curso estudiando los conceptos de eficacia, eficiencia y productividad, y también destacando las distintas formas de complejidad.

Nunca olvide que la falta de prolijidad en el cumplimiento con los clientes termina por pasarle la cuenta a cualquier empresa.

Explicamos cómo los indicadores de rendimiento posibilitan conocer el estado de nuestro sistema y compararnos con otros, usando metodologías como el Benchmarking.
También mostramos las distintas formas en que los procesos se organizan dentro de un sistema productivo: líneas o talleres y, a través de algunos casos, mostramos cómo la estructura de los procesos se puede transformar en ventaja competitiva.

Planificar bien

Presentamos las diversas decisiones productivas que deben tomarse en distintos horizontes de tiempo. Esto está representado por la visión jerárquica de planificación, en donde se toman primero decisiones agregadas en un horizonte de mediano plazo, para luego, cerca del corto plazo, especificar mejor los requerimientos productivos, hasta llegar a las operaciones del día a día.
Destacamos la importancia de la retroalimentación entre estos niveles con el objetivo de evitar inconsistencias.
Asimismo mencionamos también la importancia que han tenido los sistemas computacionales para apoyar integradamente la toma de decisiones, entre estos, los sistemas MRP hasta su evolución en los actuales ERP.

Figura 1

Respecto del concepto de calidad hemos analizado la noción de satisfacer los requerimientos del usuario, concepto que ha derivado en lo que se conoce como Calidad Total.
El principio básico es que cada elemento de la organización debe entregar la máxima calidad a la etapa siguiente, controlando siempre los procesos y actuando rápidamente frente a las desviaciones.
Las personas son fundamentales en todo este proceso que denominamos Mejoramiento Continuo.
La calidad se ve afectada por diversos elementos y uno de ellos es el diseño del producto. La visión moderna señala que el diseño debe contribuir a que el producto sea fácil de fabricar, enfoque denominado Diseño para la Manufacturabilidad.
Para ello el trabajo colaborativo de las distintas áreas de una empresa es fundamental con el fin de lograr un diseño que satisfaga las aspiraciones de los clientes y que además se pueda producir en forma eficiente.
Muchas empresas pierden competitividad debido a que gastan recursos en actividades que realmente no agregan valor al producto ni a los clientes.
La Producción Ajustada (o “Lean Production”) o Producción Justo a Tiempo (“Just in Time”) ha sido un desarrollo muy importante y ha llevado a muchas empresas a estudiar en profundidad su sistema productivo para descubrir las causas raíces de la “grasa” que presentan.
Esta búsqueda de causas raíces se encadena de manera natural con los conceptos de Mejora Continua: el sistema productivo evoluciona permanentemente hacia una mayor eficacia y eficiencia.

Menos grasa

La visión de sistema se hace nuevamente presente aquí: las fuentes de grasa pueden encontrarse en muchas zonas e incluso en áreas aparentemente no relacionadas con la parte que está siendo sometida a estudio.
El control de la producción es llevado de modo que sea la demanda la que gatille la producción: esto es lo que llamamos actuar “Pull” y que originalmente fue implementado mediante el sistema Kanban. El actuar “Pull” contrasta con el método “Push” más tradicional.
Una característica fundamental de los sistemas productivos es que presentan variabilidad e incertidumbre. Esta variabilidad es una fuente de grasa y debemos entenderla correctamente para poder controlarla. Para esto se han desarrollado metodologías de análisis matemático que llevan al concepto de la Física de la Fábrica.
Este último modelo ha permitido analizar de manera objetiva los procesos de producción en base a principios matemáticos que permiten desarrollar diagnósticos mucho más precisos de la forma como operan estos procesos, y elaborar estrategias eficientes de mejoramiento.
También revisamos cómo el enfoque científico en la ingeniería industrial, principalmente mediante el uso de herramientas de la investigación operacional como la optimización y la simulación, ha permitido aplicar metodologías de análisis para estudiar los sistemas productivos y encontrar las mejores soluciones a los problemas, las cuales son luego implementadas en sistemas de apoyo a las decisiones.
Finalmente, colocamos los diversos conceptos en una visión más global de sistemas productivos, a lo largo de toda la cadena de abastecimientos de las empresas, destacando la importancia de la flexibilidad y agilidad.

La variabilidad y la incertidumbre son datos de la causa.

Cómo mejorar

Varias preguntas surgen de inmediato: de todas las metodologías que hemos presentado: ¿Cuál aplicamos? ¿Sólo una o un conjunto de ellas? ¿Dónde empezamos? ¿Lo hacemos a nivel de toda la empresa o sólo en un área? La respuesta no es fácil.
Comentábamos en la clase pasada que muchas empresas fracasan al aplicar alguna de las metodologías discutidas en el curso, debido a que no reconocen adecuadamente las diversas interacciones que existen en los procesos de toma de decisiones y en los comportamientos de los sistemas.
Es decir, no reconocen la complejidad. Más aún, la situación de cada empresa es siempre particular y una estrategia de mejora que puede haber funcionado en un ámbito puede no hacerlo en otro.
Por ejemplo, hace algunos años algunos gerentes exitosos de empresas que habían alcanzado niveles de excelencia con programas 6-sigma fueron contratados con lucrativos sueldos por la competencia. Sin embargo, no lograron los mismos resultados que en sus empresas de origen.
También es útil tener claro que muchos de los casos de clase mundial que hemos comentado en el curso pusieron en práctica algunas de sus soluciones a lo largo de muchos años. Por ejemplo, Toyota desarrolló lo que hoy se conoce como JIT a lo largo de al menos dos décadas y continúa mejorando el concepto.
Y, por supuesto, también hay ejemplos de casos en que sí se ha podido poner en práctica soluciones de otras empresas, y en forma rápida, y con mucho éxito.
¿Significa esto que no existe ninguna forma sistemática de poner en práctica procesos de mejora? La respuesta es que pese a que la complejidad es real, sí existen ciertos principios para poner en práctica mejoras, los cuales han sido recopilados a partir de la experiencia de muchas personas.

Principios prácticos

Estos principios, o “mejores prácticas”, si bien no garantizan el éxito del proceso de mejora, al menos disminuyen la probabilidad de equivocarse. Desde luego, uno de los puntos básicos es, como ya lo hemos dicho, reconocer que las organizaciones son sistemas complejos y que las personas forman parte de éstos.

.. De Twitter

También debe evaluarse cuidadosamente la estrategia de mejora y si será parcial o global. Esto puede tener importante impacto en la aceptación de los cambios por parte de los involucrados.
La forma específica en que se lleva adelante un proceso de mejora debe hacerse con los usuarios finales participando activamente del desarrollo. Cuando las soluciones son impuestas sin que las personas puedan conocer su valor, la aceptación será muy baja.
También es muy importante mantener una perspectiva abierta y reconocer que las metodologías que hemos descrito actúan mejor en forma conjunta apoyando una visión de sistema. En la Figura 1 se incluye un breve plan de acción para empezar a implementar algunas de las metodologías estudiadas en el curso.
Para terminar, invito a los lectores a mantener en su mente una perspectiva respecto del valor que tiene para las organizaciones y sus usuarios o clientes el ser eficaces y eficientes. Las ineficiencias desperdician recursos e incluso pueden provocar daños, materiales o a las personas o al medio ambiente. La falta de prolijidad en el cumplimiento con los clientes es, igualmente, negativa.
Los invito a observar, a identificar problemas, y buscar oportunidades de mejora en sus organizaciones.
¡Hasta el próximo año!?

¡Los invito a buscar oportunidades de mejora!